O Conselho Nacional de Justiça organizou, nos dias 10 e 11 de novembro, o I Seminário de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário. Ocorrido no plenário do Tribunal Superior do Trabalho, em Brasília, o evento teve a participação da Juíza Auxiliar da Presidência do TJSE, Adelaide Maria Martins Moura; de Denise Martins, da Secretaria de Tecnologia da Informação; e de Fábio Soares, gestor do Projeto de Gestão Documental do TJSE.
A tônica do seminário foi a abordagem à Recomendação n° 37 do CNJ, que dispõe sobre as normas de funcionamento do Programa Nacional de Gestão Documental (Proname), e de seus instrumentos. Segundo o juiz auxiliar da Presidência do CNJ, Dr. Marivaldo de Araújo Dantas, o objetivo é "estabelecer uma posição equilibrada com critérios científicos para a gestão de documentos, evitando extremos de destruição em massa ou guarda total".
Desse modo, os tribunais deverão manter em seus arquivos os processos de guarda permanente, como ações criminais com réu condenado ou inventários. Outras ações poderão ser eliminadas depois de um período do trânsito em julgado, se não representarem mais valor probatório ou histórico. O prazo de cada ação será previsto na tabela de temporalidade, que cada tribunal vai homologar, a partir da pré-tabela disponibilizada pelo CNJ. Além disso, mesmo o processo sendo destruído, as sentenças deles e outras informações essenciais serão mantidas no banco de dados, o que possibilitará expedição de certidões a qualquer tempo.
Entre os palestrantes do seminário, estiveram historiadores e arquivistas, que apoiaram as políticas nacionais do CNJ, que valem para processos físicos e virtuais. Com foco na manutenção dos processos que realmente precisam ser guardados, os tribunais poderão aplicar melhores condições a esses acervos para poderem disponibilizá-los com fácil acesso, inclusive à pesquisa científica.
O extrato dos processos destinados à eliminação será publicado em edital para que partes interessadas possam retirar algum documento. Ainda entre os separados para descarte, será retirada uma amostragem aleatória para guarda permanente, de modo a contribuir para a reconstituição histórica de períodos. Por fim, haverá um corte cronológico, a partir do qual os prazos da tabela de temporalidade vão vigorar. No caso do TJSE, a sugestão é que todos os processos até dezembro de 1980 sejam preservados, tanto porque a massa documental até aquele período não é tão volumosa, se comparada às décadas posteriores, como porque encerra documentos muito úteis à história, abrangendo os anos mais duros da ditadura militar.
