O Arquivo Geral do Judiciário é o responsável pelo projeto de Gestão Documental do Poder Judiciário de Sergipe, uma das mais de 30 iniciativas de planejamento de Gestão Estratégica do TJSE. O objetivo da gestão documental é garantir rápida acessibilidade aos feitos judiciais e documentos administrativos sob a guarda do Arquivo Judiciário, com vistas também para preservação da memória da Justiça sergipana.
A ação abrange tanto os processos em suporte papel quanto aqueles em suporte virtual. O projeto foi dividido em 7 subprojetos apresentados na Reunião de Análise Estratégica (RAE), de 3 de dezembro. O primeiro subprojeto diz respeito ao Cadastro de 160 mil Processos Antigos que, por não estarem inseridos do SCP, não figuravam nas estatísticas de judicância. Ao detectar o problema, o Arquivo levou ao conhecimento a Corregedoria-Geral da Justiça que nomeou uma equipe para realizar o cadastramento.
O segundo reúne sugestões para o aperfeiçoamento da Instrução Normativa que dispõe sobre a Transferência e o Acesso aos processos baixados, para agilizar ainda mais os serviços do Arquivo Judiciário.
O terceiro e o quarto reportam-se, respectivamente, às Tabelas de Temporalidade para Processos Judiciais e Documentos Administrativos, que vão dar base jurídica para que o Arquivo Judiciário mantenha tão somente os documentos que possuam valor jurídico, probatório ou histórico. Todo o restante será triturado e enviado à reciclagem.
O quinto e o sexto subprojetos valorizam a memória do TJSE, com a Classificação da Documentação Histórica e a Memória Judiciária Colonial. Este visa oferecer acesso público a documentos do período colonial sergipano a partir de 1655, data do documento mais antigo no Arquivo Judiciário, e aquele está classificando os processos de reconhecido valor para o estudo de pesquisadores.
O projeto de Gestão Documental se completa com o subprojeto de adaptação da garagem do 1° subsolo do Arquivo para guardar processos. Os 3.000m2 dos acervos atuais já estão com a capacidade esgotada e estudos realizados pelo próprio Arquivo apontam a adaptação da garagem como a de melhor relação de custo e benefício, o que vai gerar espaço para mais 450 mil processos.




