O Pleno de Tribunal de Justiça de Sergipe aprovou, por unanimidade, e foi publicada no dia 19/08, a Resolução n.º 19/2021, proposta pela Comissão Permanente de Avaliação Documental – CAPD. O normativo altera a Política de Gestão Documental de Processos e Documentos em meio digital nos sistemas informatizados do TJSE, constante na Resolução 09/2020.
A Resolução n.º 19/2021 prevê que o TJSE adotará repositório arquivístico digital confiável (RDC-Arq), desenvolvido como software livre, gratuito e de código aberto, projetado para manter os dados em padrões de preservação digital e o acesso em longo prazo. O RDC-Arq será composto de duas plataformas: a de repositório digital, responsável pela preservação e manutenção dos documentos arquivísticos em longo prazo, e a de acesso na plataforma arquivística de descrição, difusão, acesso e transparência ativa de documentos e informações.
Em seu artigo 10, a nova Resolução determina que os documentos e os processos digitais de guarda permanente integrarão o fundo arquivístico do TJSE e deverão obrigatoriamente ser recolhidos ao RDC-Arq, de acordo com a Resolução CONARQ nº 43/2015 e não poderão ser eliminados, nos termos da Lei nº 8.159/1991.
Prevê também que os sistemas informatizados que produzem documentos arquivísticos deverão adequar-se de forma a providenciar a automática indicação do prazo de guarda, previsto na Tabela de Temporalidade Documental Unificada da Área-Fim.
A medida está em consonância com a Resolução nº 324/2020 do Conselho Nacional de Justiça e com as orientações técnicas do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, bem como de normas internacionais. Além disso, a Resolução atende a Portaria nº. 135/ 2021 do CNJ, a qual institui o regulamento do Prêmio CNJ de Qualidade e traz o eixo Governança que engloba aspectos da gestão judiciária relacionados às práticas administrativas de controle e planejamento dos tribunais. A referida Portaria prevê no artigo 5º, X, como requisito para obtenção de pontuação, o cumprimento à Resolução CNJ 324/2020, que institui as diretrizes e normas de Gestão de Memória e de Gestão Documental e dispõe sobre o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário – Proname.
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