O Grupo Multidisciplinar de Implantação do Escritório de Processos de Trabalho reuniu-se nesta segunda-feira, 23/10, para dar continuidade ao planejamento para a criação e efetivação de órgão que otimizará a gestão administrativa do TJSE. O Escritório de Processos de Trabalho visa fomentar o mapeamento dos procedimentos internos da instituição, otimizar recursos humanos e financeiros, além de permitir uma maior transparência às rotinas de trabalho.
O Escritório trará ganhos consideráveis na operação administrativa, pois os processos de trabalho serão mapeados e conhecidos, suas atividades poderão ser analisadas e aprimoradas. “Com o mapeamento um fluxograma mostra onde começa o processo, por onde ele passa e onde termina. Demonstra também o que deve ser feito nesse trâmite e como. Ou seja, ele desenha o que deve ser feito para que se chegue ao objetivo final. Dúvidas do tipo "como fazer’ e ‘por onde começar’ não mais farão sentido”, explicou Felipe Prudente, Diretor de Planejamento do TJSE.
A primeira ação foi a solicitação para todas as unidades administrativas de uma descrição simples dos seus principais processos de trabalho. “Com as informações, iremos identificar os principais processos de trabalho e focar no mapeamento deles. Aprendemos com os nossos parceiros, Banese e TJCE, que não é produtivo, nesse primeiro momento, mapear todos os processos de trabalho. Com os mapeamentos discutidos e aprovados pelos setores, as novas rotinas entrarão em uso, ratificadas pelo Escritório de Processos”, completou Felipe Prudente.
Neste segundo encontro foi deliberado que cada setor administrativo mapeará, até a próxima semana, um dos processos administrativos descritos. Além disso, será apresentado também um plano de comunicação, iniciada a construção da minuta do ato normativo que regulamentará o Escritório de Processos e o modelo de criação do Portal de conhecimento.
Os multiplicadores, que foram capacitados para o uso do BPMN, serão convocados para uma reunião, nesta quinta-feira, 26/10, a fim de nivelar a metodologia de início dos trabalhos de modelagem e mapeamento do processos de trabalho das unidades onde estiverem lotados.
O Business Process Model and Notation (BPMN), em português, Notação de Modelagem de Processos será a ferramenta organizacional utilizada para a implantação do Escritório de Processos de Trabalho no TJSE.
Experiência
O Tribunal de Justiça do Ceará (TJCE) utiliza o Escritório de Processos há cerca de quatro anos. O Diretor de Planejamento do TJSE, Felipe Prudente, e o analista de sistemas do TJSE Charlton Almeida, membros do grupo de trabalho conheceram as práticas de mapeamento e automatização dos processos de trabalho adotadas pelo TJCE. Além da troca de conhecimento, a visita ensejou a assinatura de um Termo de Cooperação Técnica entre os dois Tribunais.
“Através do termo de cooperação, o TJCE compartilhará informações, conhecimentos, metodologias e arquivos sobre os assuntos relacionados à gestão de processos, disponibilizando servidores para realizar treinamentos com os servidores do TJSE diretamente envolvidos com o projeto. Esse conhecimento agregado será um catalisador para o nosso projeto”, informou Felipe Prudente.
O Banco do Estado de Sergipe (Banese), que já conta com 12 anos de experiência de implantação do Escritório de Processos de Trabalho, também foi visitado pelos servidores da Diplad do TJSE. “Conhecemos uma realidade local do Escritório de Processos do Banese e colhemos informações importantes para a nossa metodologia de implantação”, afirmou o Diretor de Planejamento.
Treinamentos
O treinamento para o uso do BPMN para servidores do TJSE foi iniciado no dia 25 de maio, na Escola Judicial de Sergipe (Ejuse). Os cerca de 60 alunos capacitados em BPMN tiveram 20 horas de aula e todos eles atuarão como multiplicadores em suas respectivas unidades de trabalho.
De acordo com o instrutor, o analista de sistemas Charlton Almeida, o curso atende ao objetivo do TJSE de ser mais eficiente para a sociedade. “A gente precisa ter técnicos e servidores habilitados para que eles possam mapear nossos processos e assim identificar onde eles podem ser melhorados”, ressaltou.
Benefícios do Escritório de Processos em 5 itens
1. Fortalece o planejamento
O planejamento das ações de gerenciamento de processos tem como finalidade atingir os objetivos previstos no mapa estratégico do TJSE, aproximando-se da visão e missão institucionais, garantindo um modelo de gestão voltado para a melhoria contínua do trabalho desenvolvido.
2. Prevê melhoria contínua
A capacitação de servidores quanto ao mapeamento e o redesenho de processos permitirá que cada área, setor ou órgão possa, diariamente, aperfeiçoar e rever seus processos de trabalho, alinhando-os, de maneira cada vez mais ágil, às exigências dos cidadãos, por meio da melhoria dos serviços prestados pelo TJSE.
3. Valoriza a transparência
A gestão se tornará mais dinâmica e transparente perante a sociedade, uma vez que os processos de trabalho serão divulgados, bem como o resultado da medição e controle de desempenho da eficiência e eficácia de cada processo.
4. Reforça a memória institucional
O Escritório de Processos tem como objetivo central a articulação das ações de gestão dos processos, tornando-as perenes na organização. Portanto, mantém os registros da coordenação das demandas (mapeamento de novos processos versus atualização dos já existentes); do detalhamento dos processos em face das melhorias discutidas; do treinamento e da divulgação dos processos modelados. Por fim, realiza o acompanhamento da execução dos processos e dos indicadores de desempenho e resultado.
5. Estrutura sistemas corporativos
A modelagem dos processos de trabalho permite que esse fluxo passe a ser um requisito do software, de modo que o desenvolvimento das funcionalidades apoie o processo melhorado, além de permitir a priorização dos processos mais importantes de serem automatizados.
