Desde o dia 19 de dezembro passado, está em vigor a Instrução Normativa nº 6/2012, que dispõe sobre a transferência de caixas das Secretarias dos Juízos Cíveis e Criminais ao Arquivo Geral do Judiciário e o acesso aos processos arquivados. Na Instrução, está consignado o limite de até 50 caixas de processos transitados em julgado que podem permanecer nas Secretarias, devendo as excedentes serem enviadas ao Arquivo.
Uma das partes mais importantes da Instrução é a que dispõe que as Secretarias e Escrivanias dos Juízos de 1° e 2° Graus devem manter regularizada a movimentação processual no sistema, referente à remessa das caixas de processos ao Arquivo, quanto ao movimento de Trânsito em Julgado; de arquivado definitivo - destino à Secretaria; e de remessa com destino ao Arquivo.
A Instrução privilegia o Sistema de Controle Processual como instrumento de solicitação de desarquivamento ou de digitalização de peças, em detrimento de formas como ofícios ou e-mails. Além disso, veda a remessa de autos materializados de processos eletrônicos para guarda no Arquivo.
Para a chefe do Arquivo Geral do Judiciário, Lívia Leilah Leite Barros Rodrigues, a Instrução é um avanço, pois está alinhada com as rotinas que foram aperfeiçoadas de arquivamento de caixas e acesso para consulta, visando mais celeridade para o Poder Judiciário.